Código Ético y de Conducta

Subscrito por DOCKS LOGISTICS SPAIN, S.A.

1) MENSAJE DEL PRESIDENTE

Como Grupo empresarial que somos, asumimos la responsabilidad de asegurar el futuro de nuestro negocio por el bien de todos nuestros empleados, clientes, socios y accionistas. Nuestro compromiso con un crecimiento sostenible se fundamenta en nuestra pasión por la calidad, fiabilidad, responsabilidad, el servicio al cliente y con la ética empresarial y el Compliance.

En todas nuestras acciones y en nuestras conductas velamos por la integridad y el buen hacer, transmitiendo al conjunto del GRUPO ROMEU la importancia de la buena diligencia y la vocación de promover una cultura corporativa vertebrada en el cumplimiento normativo.

En el presente Código Ético y de Conducta enmarcado en nuestro Sistema de Compliance y en nuestro Programa de Prevención y Detección de conductas de riesgos penales, exponemos los principios y valores que guían nuestro buen hacer y que son necesarios para regular nuestra forma de trabajar y relacionarnos.

Os invito a que leáis y consultéis el presente Código Ético y de Conducta, como guía de referencia en el conjunto de nuestra actividad cotidiana empresarial, regida por los valores de la buena fe, profesionalidad, ética, transparencia e integridad y buena gobernanza empresarial.

Este Código Ético y de Conducta es un marco general y es responsabilidad de todos nosotros conocerlo, respetarlo y cumplirlo, así como al compendio de normativas, protocolos y mecanismos de control relativos a nuestro negocio, que se derivarán del mismo.

Cordialmente,

José María Romeu Loperena
Presidente del Consejo de Administración
GRUPO ROMEU

2) NUESTRO CÓDIGO ÉTICO Y DE CONDUCTA

El presente Código Ético y de Conducta, se integra dentro de las políticas, protocolos y manuales ya implantados en el seno de GRUPO ROMEU*, está llamado a servir como guía de referencia y pilar de los principios éticos que todos los empleados, directivos, administradores y accionistas de GRUPO ROMEU deben asimilar y aplicar en el ejercicio diario de su actividad empresarial.

*ROMINVEST, S.L. (Sociedad Holding) y Sociedades Filiales participadas directa o indirectamente por ROMINVEST, S.L.

2.1 OBJETIVO DEL CÓDIGO

El objetivo del presente Código Ético y de Conducta (en adelante “el Código”) es establecer los principios y valores que deben inspirar y regir el desarrollo de las actividades y relaciones mantenidas por GRUPO ROMEU, tanto de las propias sociedades integradas en grupo, como de todos y cada uno de los empleados, directivos, administradores y socios que lo integran, así como los proveedores de GRUPO ROMEU.

Igualmente, la aprobación de este Código pretende facilitar el desarrollo de las operaciones cotidianas en un ambiente ético, serio, profesional y honesto de acuerdo con los más elementales principios de buena fe, así como de cumplimiento íntegro y permanente de la legalidad vigente. Desde GRUPO ROMEU tenemos la vocación de promover una cultura corporativa vertebrada desde el cumplimiento normativo, basada en la integridad, la transparencia y la buena gobernanza empresarial, con la finalidad de lograr de la forma más eficaz posible la prevención de la comisión de delitos en el seno del GRUPO ROMEU, y particularmente fomentar la lucha contra la corrupción, tanto pública, como privada, fomentando así la competencia leal en el mercado.

2.2 ÁMBITO DE APLICACIÓN DEL CÓDIGO

El presente Código es vinculante y de cumplimiento obligado para todos los empleados, directivos, administradores, accionistas, proveedores y miembros de todos los niveles que conforman la estructura del GRUPO ROMEU. En este sentido, quedan incluidos, asimismo, aquellas sociedades subcontratistas, intermediarios, agentes, comisionistas y/o proveedores que carezcan de procedimientos internos o de códigos de conducta, que al menos cumplan con los principios y disposiciones establecidas en el presente Código del GRUPO ROMEU.

Es responsabilidad de todos, cualquiera que sea la función desempeñada en el seno de la organización o sociedad a la que pertenezcan, hacer respetar y cumplir el presente Código. No se tolerará ni se permitirá incumplimiento alguno del mismo, por lo que, cualquier conducta que vaya en contra, ya sea de forma directa, indirecta, o indiciaria del Código deberá ser reportada de forma inmediata al GRUPO ROMEU, siendo protegido el denunciante, de conformidad con la normativa vigente.

3) PRINCIPIOS Y VALORES

3.1 PRINCIPIOS RECTORES DE GRUPO ROMEU

Los principios establecidos en el presente Código serán desarrollados a través de los protocolos y mecanismos de control que serán incorporados en el Programa de Prevención de Riesgos Penales del GRUPO ROMEU en el momento de la aprobación del mismo por el Consejo de Administración, así como cualesquiera otros que pudieran ser incorporados en un futuro.

El compromiso de GRUPO ROMEU se basa en los siguientes principios rectores:

Integridad y ética: Todas aquellas personas que tengan relación con las Sociedades de GRUPO ROMEU, sea ésta laboral o no, están obligadas a desarrollar sus actividades siguiendo los más altos estándares de integridad, ética y honestidad y siempre de acuerdo a los principios y valores regulados en el presente Código.
Compliance: GRUPO ROMEU muestra su férrea voluntad de desarrollar su actividad cumpliendo íntegramente con las normas y estándares éticos, manifestando el más absoluto rechazo a cualquier conducta, situación o actividad inapropiada que vaya en contra de las directrices del presente Código. Por lo mismo, hace hincapié en su firme rechazo a cualquier modalidad de corrupción, blanqueo de capitales, fraude o ilícito penal, bien en soledad o bien en connivencia con otras personas, en el desarrollo de las actividades del Grupo. A fin de facilitar la comunicación de estas conductas, la empresa tiene a disposición de sus empleados un canal de denuncias que cumple con las garantías y más altos estándares normativos.
Responsabilidad Social Corporativa: GRUPO ROMEU, manifiesta su compromiso e importancia de llevar a cabo su actividad de forma respetuosa con la Sociedad, la diversidad cultural y las costumbres. De esta forma, todos los miembros de la organización están obligados a guardar un escrupuloso respeto a los Derechos Humanos y Fundamentales, así como las Libertades Públicas reconocidas nacional e internacionalmente.
Para GRUPO ROMEU crecer de una manera responsable y sostenible, es fundamental para llegar al éxito.
Igualdad en el empleo y Entorno de Trabajo Seguro y Saludable: GRUPO ROMEU fomenta la igualdad en el desarrollo profesional de sus empleados, comprometiéndose a aplicar el principio de no discriminación y protección de la salud y seguridad en el trabajo, de tal forma que todos los miembros del Grupo puedan disfrutar de las mismas oportunidades, tomando las decisiones de promoción sólo basadas en la formación, el mérito, el esfuerzo y, de ser necesario, en las cualidades y dotes de liderazgo, valorados siempre de forma objetiva.
Asimismo, GRUPO ROMEU se compromete a facilitar a todos sus administradores, directivos y empleados unas condiciones de trabajo dignas y justas, estando entre sus objetivos el fomentar y promover Planes de Igualdad, así como programas de conciliación que faciliten el equilibrio entre la vida personal y profesional, adaptándose en la medida de lo posible a las situaciones y circunstancias personales y familiares de sus empleados, directivos y administradores.
Del mismo modo, no se tolerará ningún tipo de conducta abusiva, hostil u ofensiva ni la discriminación por razón de raza, sexo, orientación sexual, creencia, ideología, religión, origen social, discapacidad, nacionalidad, edad o circunstancia de cualquier otra índole entre cualquiera de los miembros integrantes de las Sociedades de GRUPO ROMEU independientemente del rango o cualificación que se posea. Se rechaza igualmente cualquier tipo de acoso en el trabajo, ya sea de carácter sexual o no, habiéndose establecido un protocolo específico para ello, desde el momento en que se detecte cualquier indicio o sospecha de acoso o intimidación, así como de “mobbing”.
Respeto y compromiso con el medioambiente: GRUPO ROMEU comprometido con una política de protección y preservación del medioambiente vela por el respeto y cuidado del entorno, para ser más sostenibles y eficientes, trabajando sistemáticamente para promover y apoyar las Políticas Green entre los miembros del Grupo.

4) VALORES DEL GRUPO ROMEU

Para cumplir con estos principios, los pilares y valores sobre los que descansa la actuación de GRUPO ROMEU, son los siguientes:

Compromiso y Esfuerzo: GRUPO ROMEU cumple siempre con los compromisos adquiridos, asumiendo responsabilidad y esforzándose en superar las expectativas de todos los clientes. El objetivo es conseguir siempre resultados óptimos para el cliente dentro de los plazos establecidos, anticipando los problemas y futuras demandas.
Trabajo en Equipo: GRUPO ROMEU fomenta el trabajo en equipo, el respeto y la colaboración entre todos los miembros de la organización mediante el intercambio de ideas promoviendo la colaboración y ayuda mutua entre los mismos, poniendo en común sus distintos conocimientos para lograr sus objetivos.
Lealtad: GRUPO ROMEU es fiel a sus clientes, colaboradores y miembros de la organización, defendiendo siempre la verdad y coherencia con sus miembros, clientes y socios comerciales.
Sostenibilidad: GRUPO ROMEU mantiene el equilibrio de la organización a través de un modelo económico sostenible y socialmente responsable.
Calidad Humana: GRUPO ROMEU actúa con un alto grado ético en todas sus actuaciones y las de sus miembros, basándose en el respeto, honestidad e integridad. Para ello, promovemos la comunicación abierta y transparente con y entre todos sus miembros del Grupo.

5) NORMAS DE CONDUCTA

5.1 COMPORTAMIENTO EMPRESARIAL Y SOCIAL

5.1.1 FUNCIONAMIENTO INTERNO DE LOS ÓRGANOS SOCIALES

En las actividades diarias se trata con personas o sociedades que mantienen relaciones comerciales con GRUPO ROMEU (proveedores, clientes, terceros). Es importante que cualquiera de las decisiones que se tomen en GRUPO ROMEU estén motivadas por el interés del Grupo, y no por intereses o relaciones personales. Es por ello, que GRUPO ROMEU establece aquellos mecanismos y pautas de actuación que previenen y evitan dichos conflictos de interés.

Un conflicto de interés puede surgir cuando los miembros pertenecientes a la Sociedad tienen intereses privados o personales que perjudican el cumplimiento de sus obligaciones de manera independiente e íntegra dentro de la Compañía. Se entiende por intereses privados o personales, todo posible acuerdo que redunde en beneficio propio, de parientes, amigos o conocidos.

Por ello, GRUPO ROMEU no puede aceptar la existencia de conflictos de interés entre sus empleados, directivos, administradores o socios. En este sentido, se prevé que cuando los intereses personales y profesionales sean contrarios, se informe de dicha situación al Compliance Officer o Responsable de Cumplimiento a través de los canales internos establecidos al efecto (Canal de Comunicación y Denuncia o Canal de Whistleblowing).

5.1.2 RELACIONES CON Y ENTRE EMPLEADOS

La relación con y entre empleados debe tomar como base los principios rectores de las Sociedades de GRUPO ROMEU que han sido descritos con anterioridad. Con este fin, GRUPO ROMEU le da alta prioridad a:

Cumplir con las leyes y regulaciones laborales.
Propiciar el respeto absoluto por las diferencias y opiniones de los demás, con la consecuente prohibición de todo tipo de acoso y discriminación.
Salvaguardar a los miembros y las instalaciones a través de equipos, dispositivos, sistemas y procedimientos de seguridad.
Definir, comunicar, y hacer cumplir las políticas y reglamentos internos.

5.1.3 RELACIONES CON TERCEROS Y CON EL MERCADO

Las relaciones con terceros, entendidos éstos como proveedores, clientes, competidores y socios, así como con inversores y agentes del mercado propio de su actividad, se regirán por los siguientes principios:

Liderazgo y Transparencia.
La administración y dirección del GRUPO ROMEU se confiará a las personas más idóneas por razón de sus conocimientos, cualidades, experiencia y capacidad de liderazgo, optándose en todo momento por un modelo de dirección compartida que aproveche la buena sintonía y complementariedad de los administradores de las Sociedades de GRUPO ROMEU.
Profesionalidad y Solidaridad.
GRUPO ROMEU se regirá aplicando criterios estrictamente profesionales, exigiéndose a los empleados que en ella exista seriedad, dedicación, amor al trabajo bien hecho, responsabilidad y lealtad.

Los empleados, directivos, administradores y socios de las Sociedades de GRUPO ROMEU harán abstracción de sus intereses personales cuando tomen decisiones empresariales y procurarán que la administración y gestión del Grupo se organice atendiendo al interés social y no al familiar o personal, persiguiendo con ello la creación de valor a largo plazo para el accionista y velando por el más completo compromiso con la legalidad, la seguridad y la adecuada gestión de riesgos.

GRUPO ROMEU, en la medida de sus posibilidades, ayudará a los empleados, directivos y administradores que lo soliciten a conseguir sus aspiraciones profesionales. No tendrán derecho a obtener esta ayuda los empleados, directivos y administradores de GRUPO ROMEU cuya conducta, comportamiento o esfuerzo personal no sean coherentes con las peticiones que formulan.
Competencia leal y Defensa de la Competencia o políticas antitrust.
GRUPO ROMEU se compromete a actuar en el marco de sus actividades ordinarias de forma que se cumpla con lo establecido en la normativa de Defensa de la Competencia y Competencia Desleal, tanto nacional como comunitaria, y muy especialmente, se compromete a evitar todas aquellas actuaciones que, recogidas en dicha normativa, son consideradas por el legislador como conductas prohibidas.

Es obligatorio consultar al Responsable de Cumplimiento antes de firmar acuerdos y contratos que pudieran infringir leyes o regulaciones sobre comercio y competencia.

En caso de que alguna de las Sociedades de GRUPO ROMEU tenga o pueda llegar a tener el dominio de un mercado o región geográfica, deberán adoptarse precauciones adicionales para evitar tácticas que pudieran ser interpretadas como intenciones de excluir o dañar a competidores presentes o potenciales.

GRUPO ROMEU se compromete a competir en los mercados de forma leal, impulsando la libre competencia en beneficio de los usuarios y consumidores y cumpliendo siempre con la legislación vigente.

5.1.4 RELACIONES CON LOS MIEMBROS DE LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

El comportamiento de los empleados, directivos y administradores de las Sociedades de GRUPO ROMEU con los miembros de las Administraciones Públicas —aquellas que mantengan algún tipo de relación—, tanto nacionales como extranjeros, ostenten o no cargo electo, ha de estar siempre presidido por la transparencia, la ética y la integridad y la cooperación.

Nunca podrán llevarse a cabo en nombre de GRUPO ROMEU o de sus Sociedades acciones que supongan la entrega, aceptación, conformidad u ofrecimiento de dádivas, regalos, atenciones excesivas o comisiones ocultas, entre otras formas, a los miembros de las Administraciones Públicas ni a personas estrechamente relacionadas con éstos.

No serán susceptibles de autorización las donaciones que persigan influir en la Administración Pública o cuyo objeto sea la obtención de una ventaja comercial ilícita.

Quedan igualmente prohibidas las contribuciones por parte de la sociedad (o como integrante o en nombre de la misma) a partidos políticos independientemente de su signo u orientación.

Tampoco se podrá hacer valer la relación personal o familiar con una autoridad o funcionario público con independencia de las razones que la motivaron u originaron. El mismo comportamiento ha de preceder a los contactos que se mantengan con funcionarios y/o autoridades extranjeras.

5.1.5 RELACIONES CON PROVEEDORES Y TERCEROS

GRUPO ROMEU en un marco de confidencialidad y respeto busca otorgar a los proveedores las mismas oportunidades para contratarlos, sin generar falsas expectativas y siempre guardando congruencia, independencia e integridad en el proceso de selección. La evaluación de los proveedores se basa en los principios de buena gobernanza, integridad, responsabilidad y diligencia establecidos por la Compañía.

El compromiso de GRUPO ROMEU con el respeto de los derechos humanos y con un comportamiento ético, también implica fomentar y vigilar que otros individuos y organizaciones que participan en su cadena de suministro, como son los proveedores, cumplan con dichos criterios. Así, siempre que sea posible, GRUPO ROMEU incluirá clausulas en los contratos suscritos con los proveedores, para que éstos se obliguen a cumplir con los principios regulados en el presente Código Ético y de Conducta, así como realizará revisiones de cumplimiento de las mismas por parte de éstos.

5.1.6 TERCEROS INTERMEDIARIOS

La ignorancia no es excusa suficiente para violar las leyes anticorrupción. Antes de tratar con terceras personas o intermediarios, las Sociedades de GRUPO ROMEU deberán asegurarse de la buena reputación y voluntad de éstos para cumplir con lo establecido en el Código de Conducta. Por ello, el Responsable de Cumplimiento o Compliance Officer podrá llevar a cabo una revisión exhaustiva y recabar la documentación necesaria del sujeto que va a actuar como intermediario.

Asimismo, los terceros intermediarios que se relacionen con GRUPO ROMEU se comprometerán a firmar una adhesión al presente Código de Conducta, en el entendido que una inadecuada gestión por parte de los mismos puede redundar en perjuicio de GRUPO ROMEU, tanto en lo que se refiere a potenciales daños causados a clientes, como al posible menoscabo de su buena imagen y reputación.

5.1.7 SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

GRUPO ROMEU está firmemente convencido de que proporciona a los miembros de sus Sociedades un lugar de trabajo seguro y acorde con la legislación de prevención de riesgos laborales. Por ello, proporciona un lugar de trabajo adecuado, saludable y adaptado a todos los miembros.

Los miembros de GRUPO ROMEU cumplirán de manera escrupulosa las normas de prevención de riesgos laborales previstas.

En este mismo sentido, GRUPO ROMEU prohíbe expresamente acudir al lugar de trabajo bajo la influencia de cualquier tipo de droga o sustancia tóxica, psicotrópica o estupefaciente, así como el alcohol mientras se están desempeñando las funciones encomendadas.

Tampoco permitirá que se porten armas o instrumentos potencialmente peligrosos, a no ser que lo requiera el desarrollo normal de la actividad. Los miembros de GRUPO ROMEU deben poner en conocimiento de sus superiores cualquier violación de las normas de prevención de riesgos laborales cometidas por otros miembros de GRUPO ROMEU o por un tercero (proveedores o clientes que acceden a las instalaciones, subcontratas, etc.) y comunicarlo al Responsable de Recursos Humanos o a través de cualquier canal de comunicación disponible para los miembros de GRUPO ROMEU.

5.2 COMPORTAMIENTO EN RELACIÓN CON LOS RECURSOS

5.2.1 CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

1) Información privilegiada y confidencial de GRUPO ROMEU
Todos los administradores, directivos y empleados de las Sociedades de GRUPO ROMEU tienen el deber y la obligación de guardar secreto sobre toda aquella información relativa a la empresa que pudiera ser clasificada como privilegiada, confidencial, reservada y/o secreta, por tanto, no podrá ser revelada y, mucho menos, utilizada en beneficio personal. Se entiende por información confidencial:

Toda aquella que por no ser de carácter público afecta a los negocios de las Sociedades en su mayor amplitud: detalles de clientes, mercado, datos financieros, métodos o procesos. Y no podrá ser revelada bajo ningún concepto, sin la autorización expresa de la persona responsable de la organización.
Información facilitada por terceros a GRUPO ROMEU y que esté sujeta a compromisos de confidencialidad.

La siguiente se considera, en forma enunciativa y no limitativa, información confidencial o privilegiada:

Información contable y proyecciones financieras.
Fusiones, adquisiciones, asociaciones, planes de expansión y planes de negocio.
Operaciones con vales y financiamientos.
Políticas y prácticas comerciales y operativas.
Controversias judiciales y/o administrativas.
Cambios organizacionales.
Investigación y desarrollo de nuevos productos.
Información personal de los empleados de GRUPO ROMEU.
Propiedad intelectual e industrial, tal como secretos industriales, marcas registradas, patentes y derechos de autor.
Listados de clientes y proveedores, estructuras y políticas de precios, tarjetas de presentación.
Imágenes de pantalla de software, y manuales de entretenimiento.
Información relacionada con la publicidad, comunicación e imagen.

En cuanto a la divulgación de esta información debemos diferenciar dos supuestos:

Cuando la divulgación de información confidencial sea necesaria para el desempeño de una actividad deberán adoptarse todas las cautelas y medidas posibles para proteger su carácter reservado.

Cuando esa información concierne a un tercero, solo y en cualquier caso, podrá ser divulgada con la aprobación de esos terceros.

GRUPO ROMEU se compromete a tomar las medidas necesarias para que la información reservada y confidencial sea debidamente protegida, suscribiendo con terceros un contrato escrito y vinculante de confidencialidad con todas las garantías legales existentes.

Todos los archivos deberán ser celosamente conservados de acuerdo con la legislación vigente y las políticas y procedimientos internos de GRUPO ROMEU.

Es de obligación de todo el personal de GRUPO ROMEU comunicar al Departamento de Informática cualquier incidencia que se produzca en los sistemas de información a que tengan acceso.

Se entiende por incidencia cualquier anomalía que afecte o pueda afectar a la seguridad de los datos.

Dicha comunicación deberá realizarse inmediatamente y, en cualquier caso, dentro del día en que se tiene conocimiento de la misma. De igual forma, se deberá comunicar al Compliance Officer cualquier indicio razonable de fuga de información reservada y confidencial y de uso particular de aquella, en el momento en el que se tenga conocimiento de ello.

2) Datos de carácter personal

GRUPO ROMEU y sus empleados que, por razón de su cargo, manejarán datos de carácter personal de sus empleados, directivos, administradores o socios sólo podrán hacer uso de tales datos de acuerdo con lo previsto en el Reglamento (UE) 2016/679 General de Protección de Datos y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los Derechos Digitalesy normativa que la desarrolla, atendiendo en todo momento a los procedimientos internos implantados en el seno de las Sociedades de GRUPO ROMEU. Igualmente, el tratamiento de los datos de carácter personal deberá ajustarse al fin para el que fueron recabados.

Respecto a los tratamientos no autorizados, no podrán iniciarse tratamientos de datos personales sin la revisión y autorización previa del Responsable de Protección de Datos o Data Protection Officer (DPO).

No podrá realizarse cualquier otra actividad expresamente prohibida en este documento o en las normas sobre protección de datos e Instrucciones de la Agencia Española de Protección de Datos.

GRUPO ROMEU, comprometido con la seguridad de la información y la protección de datos de carácter personal, dispone de medidas adecuadas para controlar y preservar la seguridad de la información privilegiada, y entre ellas, la figura de un Responsable de Protección de Datos o Data Protection Officer (DPO).

5.2.2 PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL

GRUPO ROMEU protege sus derechos de propiedad industrial e intelectual y respeta los derechos de terceros en la materia.

A través de la capacidad de innovación y el trabajo de sus empleados, directivos y administradores, GRUPO ROMEU o sus clientes o proveedores pueden generar ideas, servicios, estrategias y oportunidades de negocio, por lo que los mismos deben ser protegidos de su conocimiento y divulgación.

La forma en la que pueden materializarse estos derechos de Propiedad Industrial e Intelectual puede variar sustancialmente (procesos, diseños, métodos, estrategias comerciales, información de clientes, precios, etc.). Por ello, los empleados, directivos y administradores de las Sociedades de GRUPO ROMEU no podrán divulgar, obtener copia o utilizar tales derechos para obtener un beneficio personal o ilegítimo. Tampoco podrán cederlos a terceros sin la previa y expresa autorización de GRUPO ROMEU, ya que los derechos de propiedad industrial e intelectual que se han desarrollado en el seno de GRUPO ROMEU con los medios de la organización son titularidad de GRUPO ROMEU.

Igualmente, se han de adoptar medidas reforzadas de diligencia y cuidado cuando se aborde información relacionada con los derechos de propiedad industrial e intelectual de clientes o terceros.

Queda completamente prohibida la reproducción de material de terceros protegido por derechos de propiedad intelectual o industrial.

De igual forma, queda prohibido fabricar, importar poseer, utilizar, ofrecer o introducir en el mercado objetos o procedimientos amparados por derechos de propiedad industrial sin el consentimiento de su titular, incluyendo patentes y modelos de utilidad, modelos o dibujos industriales o artísticos, entre otros.

5.2.3 PROTECCIÓN DE ACTIVOS

Cada uno de los empleados de GRUPO ROMEU es responsable de la custodia y salvaguarda de los activos que están bajo su control. En ningún caso éstos podrán participar, influir, permitir situaciones o acciones que se vinculen con el robo, hurto, mal uso, préstamo o venta de activos, en forma no autorizada.

Asimismo, los activos propiedad de las Sociedades de GRUPO ROMEU, así como los servicios de que disponen las mismas, deben servir única y exclusivamente al beneficio de la mercantil. De ningún modo pueden ser utilizados con propósitos diferentes, siempre y cuando no se cuente con la autorización del Responsable del área afectada y del Compliance Officer.

En el caso de que tales activos y/o servicios sean utilizados para fines caritativos o de donaciones, es necesario recabar la autorización del Responsable del área afectada y del Compliance Officer.

5.2.4 POLÍTICA DE REGALOS Y/O VENTAJAS

El intercambio de regalos e invitaciones entre clientes y proveedores constituye en ocasiones, una forma legítima para construir la confianza en las relaciones comerciales y de negocios. Sin embargo, cuando se trata de regalos o invitaciones en cantidades excesivas o inapropiadas, pueden servir para ejercer influencias inadecuadas y pueden constituir sobornos o parecer que lo son. Excepcionalmente, se puede permitir ofrecer y/o aceptar regalos o invitaciones a/de clientes/proveedores, cuando se den de forma simultánea las tres condiciones siguientes:

Que estén permitidos por la legislación vigente y que no pueda ser interpretado como un incentivo para actuar alterando la imparcialidad y la objetividad profesional.
Que sean entregados o recibidos en virtud de una práctica comercial o uso social de cortesía generalmente aceptado, sin haber sido solicitados.
Que tengan un valor simbólico o económicamente poco relevante.

Los sujetos obligados rechazarán o devolverán los regalos o invitaciones ofrecidas que no cumplan con los requisitos anteriores, siempre que ello no suponga una infracción legal y que constituya una ofensa grave para la persona o entidad oferente, en cuyo caso deberá informarse al Compliance Officer.

5.2.5 MEDIO AMBIENTE

GRUPO ROMEU se compromete con el cuidado y respeto del medio ambiente en el ejercicio diario de sus actividades. Por ello adopta las medidas necesarias para conducir sus actividades de manera que se minimicen los impactos medioambientales negativos y se alcance un alto nivel de seguridad en sus procesos, instalaciones y servicios, prestando especial atención a la protección de sus empleados, proveedores, clientes y entorno.

GRUPO ROMEU vela por la seguridad de los sujetos obligados mediante el cumplimiento de las medidas de prevención que en cada caso se adopten contribuyendo a la seguridad ajena y a la protección medioambiental.

6) CUMPLIMIENTO DE LA LEGALIDAD

Todos los administradores, directivos, socios y empleados de GRUPO ROMEU están obligados a cumplir y acatar la legalidad vigente, independientemente de su rango y de su ámbito de aplicación, en la ejecución de sus respectivos trabajos y actividades, especialmente cuando se traten de operaciones de clara repercusión social o estén involucradas en las mismas personas del entorno político.

GRUPO ROMEU se compromete a mantener un comportamiento honesto e íntegro en todas sus actuaciones, evitando toda forma de corrupción y respetando en todo momento las circunstancias y necesidades particulares de todos los sujetos implicados en las actividades empresariales y profesionales del Grupo.

7) SUBCONTRATACIÓN

Toda empresa con la que GRUPO ROMEU tenga que subcontratar la prestación de un servicio o la ejecución de una actividad, deberá cumplir con lo prevenido en el presente Código, siendo GRUPO ROMEU subcontratante la encargada de velar por el correcto cumplimiento del mismo por parte de la sociedad subcontratada.

A estos efectos, no se subcontratará con empresas que no respeten los derechos de los trabajadores, las disposiciones relativas a la Salud, Seguridad e Higiene en el trabajo, incluidas las relativas a la Prevención de Riesgos Laborales, o que tengan contratado personal cuya situación laboral no cumpla con lo preceptuado en la legislación vigente. Igualmente, no se contratará con ninguna empresa o será causa de terminación del contrato, si la empresa subcontratada no está dispuesta a ajustar su actuación al presente Código de Conducta, mediante la firma del correspondiente contrato o cláusula de adhesión al mismo, salvo que ésta ya cuente con un Código de Conducta o similar, de características equivalentes a éste.

8) CANAL DE DENUNCIAS O CANAL ÉTICO (WHISTLEBLOWING)

El Canal de Denuncias interno (whistleblowing, en la terminología anglosajona) o Canal Ético constituye un medio eficaz para identificar y corregir deficiencias en la empresa. Es un canal de comunicación de prácticas o comportamientos irregulares en el seno de la organización por parte de los empleados y, en ocasiones, también por parte de terceros, tales como los proveedores.

Mediante el Canal Ético GRUPO ROMEU quiere garantizar que todos los empleados de la organización, actuando de buena fe, sean capaces de comunicar las conductas irregulares de forma confidencial y sin temor a represalias o a cualquier otra acción discriminatoria o perjudicial hacia quien lo haga.

Así, el personal de GRUPO ROMEU a través del Canal de Denuncias interno, y/o externo en su caso, podrá denunciar cualquier irregularidad, incumplimiento o vulneración de las conductas y regulaciones recogidas en el presente Código.

En este sentido, podrán denunciar posibles irregularidades, actos indebidos comportamientos contrarios a la legislación vigente o a la normativa interna del GRUPO ROMEU que puedan suponer algún tipo de responsabilidad (penal, civil o administrativa) para la organización. E incluso cualquier tipo de cuestión, innovación o idea que contribuya a la mejora de nuestra cultura ética empresarial de Compliance o cumplimiento normativo.

Las denuncias se recibirán a través de los canales de comunicación y denuncia establecidos en GRUPO ROMEU y cualquier otro que pueda constituirse a futuro, a través del superior jerárquico, Recursos Humanos, buzón o mail de comunicación o cualquier otro medio adaptado en la plataforma web y Portal del Empleado, así como a través del Compliance Officer.

El Compliance Officer es la persona responsable de la recepción de todas las denuncias que se reciban a través del Canal de Denuncias o Canal Ético y deberán ser investigadas adecuadamente por un Comité de Compliance constituido ad hoc.

Como resultado de las denuncias recibidas y de su posterior investigación, el Responsable de Cumplimiento puede extraer importantes conclusiones acerca de potenciales fallos de control que han permitido que la práctica irregular denunciada haya tenido lugar y, por tanto, concluir la necesidad de implementar medidas de control adicionales.

9) APROBACIÓN DEL CÓDIGO

El presente Código será aprobado por el Consejo de Administración de GRUPO ROMEU, que irá emitiendo las normas de ejecución que sean necesarias para el desarrollo de lo preceptuado en el mismo y estará encargado de velar por su actualización permanente, adaptándolo a la realidad social y legal de cada momento.

Es responsabilidad de todos los administradores, directivos y empleados de las Sociedades integrantes de GRUPO ROMEU cumplir con los principios, pautas y directrices contenidos en este Código y velar por su correcto cumplimiento, de forma que si se albergara sospecha sobre la violación de lo preceptuado en el presente Código deberá ponerse en inmediato conocimiento de su superior jerárquico o del Responsable de Cumplimiento, a través de los canales establecidos al efecto.

El empleado será protegido contra cualquier forma de represalia quedando su identidad salvaguardada, teniendo únicamente acceso a la misma las personas encargadas de tramitar la denuncia o comunicación que efectúe.

10) MEDIDAS DISCIPLINARIAS POR INCUMPLIMIENTO

GRUPO ROMEU podrá sancionar, donde corresponda, a los empleados, proveedores, o socios comerciales por las violaciones de este Código Ético y de Conducta.

El incumplimiento de las disposiciones del presente Código o de aquellos protocolos, o procedimientos que lo desarrollan o complementan, podrá dar lugar a las correspondientes sanciones disciplinarias de conformidad con el régimen estatutario, Convenio Colectivo, legislación laboral y el resto de obligaciones civiles y mercantiles que haya contraído el trabajador con GRUPO ROMEU.

Si se trata de un hecho de carácter penal, GRUPO ROMEU se involucrará con las autoridades pertinentes y colaborará plenamente en los procedimientos judiciales.

11) DIFUSIÓN DEL CÓDIGO ÉTICO Y DE CONDUCTA

El Código Ético y de Conducta se comunicará y difundirá entre los empleados de GRUPO ROMEU mediante el Portal del Empleado, correo electrónico, página web, o cualquier otro medio que permita su difusión. Todas las Direcciones, en el ámbito de sus competencias, contribuirán a aumentar la citada difusión. Para llevar a cabo la gestión de la comunicación inicial se elaborará el correspondiente plan de comunicación interna y externa.

Barcelona, 19 de diciembre de 2019